Arbeitsräume in Adobe Connect-Meetings

Bei Arbeitsräumen handelt es sich um Unterräume, die Sie in einem Meeting oder einer Schulungssitzung erstellen können. Sie sind nützlich, um eine große Gruppe in kleinere Gruppen aufzuteilen, in denen diskutiert oder zusammengearbeitet werden kann. Arbeitsräume können in Meetings und Schulungssitzungen mit höchstens 200 Teilnehmern verwendet werden. Für ein einzelnes Meeting bzw. eine einzelne Schulungssitzung können die Veranstalter bis zu 20 Arbeitsräume erstellen.

Wenn z. B. 20 Personen an einer Sitzung teilnehmen, können Sie vier Arbeitsräume erstellen und auf jeden Arbeitsraum jeweils fünf Teilnehmer verteilen. Je nach Audiokonfiguration können sich die Teilnehmer in de Arbeitsräumen miteinander unterhalten. Sie können den Chat-Pod verwenden, auf dem Whiteboard zusammenarbeiten und ihre Bildschirme freigeben. Der Veranstalter kann auf alle Arbeitsräume zugreifen, um zu helfen und Fragen zu beantworten.

• Es können bis zu 20 Arbeitsräume erstellt werden.
• Max. 200 Teilnehmer in einem Arbeitsraum
• Die maximal zulässige Anzahl von Benutzern in einem einzelnen Arbeitsraum variiert je nach verwendetem Audiokonferenzanbieter. Bei reinen VoIP-Sitzungen beträgt die maximale Anzahl von Benutzern in einem Arbeitsraum 200.

Nachdem die Arbeit in den Arbeitsräumen abgeschlossen ist, kann der Veranstalter die Arbeitssitzung beenden und die Teilnehmer wieder im Hauptraum versammeln. Die Veranstalter können das Material, das in den Arbeitsräumen erstellt wurde, allen Teilnehmern zur Verfügung stellen. Bei Bedarf können Veranstalter die Teilnehmer wieder denselben Arbeitsräumen zuweisen. Wenn Sie den Raum erneut verwenden, können Sie auch wieder das Layout und das Material des entsprechenden Arbeitsraums nutzen. (Die Zuweisung der Teilnehmer zu den Arbeitsräumen wird jedoch nicht beibehalten.)

Bei laufender Audiokonferenz darf die Anzahl der Arbeitsräume nicht die vom Audioanbieter unterstützte Anzahl überschreiten. Wenn die Anzahl der Benutzer in einem Arbeitsraum die maximal vom Audioanbieter unterstützte Anzahl überschreitet, können die Arbeitsräume nicht gestartet werden.

Wenn die Adobe Connect-Arbeitsgruppen von einem integrierten Telefonieanbieter unterstützt werden, stellt jede Arbeitsgruppe eine separate Audiokonferenz dar. Wenn die Arbeitsräume geschlossen werden, werden alle Teilnehmer automatisch wieder der Hauptkonferenzleitung zugeordnet.

Wenn Sie einen nicht integrierten Anbieter verwenden, der Audio in den Arbeitsgruppen unterstützt, konfigurieren Sie die Telefonie-Arbeitsgruppen (mittels privater Audiobrücken) manuell, um sie den Online-Arbeitsräumen anzupassen.

Wenn Ihr Anbieter keine Audio-Arbeitsgruppen unterstützt, verwenden Sie stattdessen VoIP und Computermikrofone. Für jeden Arbeitsraum wird ein separater VoIP-Audiokanal erstellt, sodass in jedem Arbeitsraum jeweils ein getrenntes Gespräch stattfinden kann. Teilnehmern wird in einem Arbeitsraum automatisch die Rolle eines Moderators zugewiesen, sodass sie über alle erforderlichen VoIP-Rechte verfügen. Wenn ein Veranstalter eine Arbeitsgruppensitzung beendet, kehren alle Teilnehmer in den Hauptraum zurück und verwenden wieder einen gemeinsamen VoIP-Audiokanal.

In den Arbeitsräumen verhält sich der Video-Pod wie folgt:

• Die Option „Moderatoransicht erzwingen“ ist in einem Arbeitsraum nicht verfügbar.

• Die Option „Moderatoransicht erzwingen“ bleibt erhalten, bevor und nachdem ein Arbeitsraum benutzt wurde.

• Alle wechseln aus dem Vollbildmodus, wenn ein Arbeitsraum gestartet oder beendet wird.

Veranstalter können für Arbeitsräume das standardmäßige Layout verwenden oder ein neues Layout entwerfen, das speziell für Sitzungen in Arbeitsräumen gedacht ist. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Layout für Arbeitsräume, wenn Sie Vorbereitungen treffen möchten, bevor Sie Material und Teilnehmer auf Arbeitsräume aufteilen. Benutzerdefinierte Layouts können dazu beitragen, dass Meetings schneller und organisierter ablaufen.

Es kann vorkommen, dass Sie für verschiedene Arbeitsräume unterschiedliche Layouts nutzen möchten. Verschiedene Arbeitsräume enthalten beispielsweise unterschiedliche Inhalte oder Teilnehmeraufgaben. Erstellen Sie in diesem Fall separate Layouts für die Arbeitsräume und stellen Sie sicher, dass jeweils das gewünschte Layout aktiv ist, wenn Sie auf die Schaltfläche „Start Arbeitsgr“ klicken.

Im Vorbereitungsmodus können Sie während eines Meetings einen Arbeitsraum erstellen, ohne das Layout für die Teilnehmer zu beeinflussen. Beim Starten einer Arbeitsgruppensitzung wird dann das Layout verwendet, das im Vorbereitungsmodus erstellt wurde.

Wenn Sie in den einzelnen Arbeitsräumen lediglich unterschiedliches Material verwenden möchten, für das keine speziellen Layouts erforderlich sind, können Sie die Räume vorbereiten, bevor Teilnehmer auf das Meeting bzw. die Schulungssitzung zugreifen. Konfigurieren Sie zunächst die erforderliche Anzahl an Arbeitsräumen. Klicken Sie dann auf „Arbeitsgruppen starten“, wechseln Sie in die verschiedenen Arbeitsräume und laden Sie die benötigten Materialien in die jeweiligen Freigabe-Pods. Beenden Sie anschließend die Arbeitsgruppen. Wenn Sie nun nach dem Eintreffen der Teilnehmer erneut auf „Start Arbeitsgr“ klicken, sind die Materialien bereits vorbereitet. (Bei Bedarf können Sie auch während eines Meetings das Layout und die Materialien eines Arbeitsraums ändern.)

Wenn der Veranstalter- und Moderatorenbereich bei einer Adobe Connect-Sitzung geöffnet ist, wird er nicht geschlossen, wenn eine Arbeitsgruppensitzung beginnt. Dadurch bleiben die Pods im privaten Moderatorenbereich für die Veranstalter verfügbar. Beispielsweise können Veranstalter die Teilnehmer und ihre Berechtigungen in Arbeitsräumen im Teilnehmer-Pod weiterhin verwalten.

In einem Meeting bzw. einer Schulungssitzung können Veranstalter Arbeitsräume erstellen und diesen Räumen Teilnehmer zuweisen.

Wenn die Teilnehmer Arbeitsräumen zugewiesen sind, können Sie mit der Schaltfläche Drehen die Teilnehmer mit einem Klick zwischen den Arbeitsräumen drehen. Adobe Connect weist jeden Teilnehmer dem nächsten Arbeitsraum in der Liste zu.

Im Arbeitsraum benötigen Teilnehmer Berechtigungen, um die Pods zu verwenden, um ihre Arbeit durchzuführen und mit anderen Personen, die die Pods verwenden, zusammenzuarbeiten. Solche Berechtigungen, so genannte erweiterte Rechte in Adobe Connect, sind standardmäßig im Freigabe-Pod, im Hinweis-Pod, auf dem Whiteboard, im Dateifreigabe-Pod und für die Audio- und Videofreigabe beim Start einer Arbeitsgruppensitzung verfügbar. Die Berechtigungen werden nach Abschluss eines Arbeitsraums auf den vorherigen Zustand wiederhergestellt alle treffen sich im Haupt-Meetingraum.

Der Veranstalter kann diese zusätzlichen Rechte, bevor er eine Arbeitsgruppensitzung startet oder während eines Arbeitsraums, ändern. Im letzteren Fall müssen Sie die Teilnehmer in den Haupt-Meetingraum leiten, um ihnen erweiterte Berechtigungen zu gewähren, dann leiten Sie die Teilnehmer zu ihren Arbeitsräumen. Der Veranstalter- und Moderatorenbereich wird nach dem Starten eines Arbeitsraums beibehalten. Veranstalter können weiterhin Pods verwenden, die sie in den Veranstalter- und Moderatorenbereich verschoben haben.

Um erweiterte Teilnehmerrechte in einer Arbeitsgruppensitzung zu erhalten, führen Sie die folgenden Schritte aus.

In Arbeitsräumen wird Teilnehmern automatisch die Moderatorenrolle zugewiesen. Sie können den Ton freigeben, Inhalte im Freigabe-Pod freigeben, Whiteboards ändern und Text zum Notizen-Pod hinzufügen. Wenn Teilnehmer in den Hauptraum zurückkehren, verfügen sie wieder über ihren vorherigen Status.

Wenn Arbeitsräume aktiv sind, können Veranstalter auf die einzelnen Räume zugreifen, auch auf den Hauptraum.

Veranstalter können Nachrichten in alle Arbeitsräume übertragen. Diese Funktion kann hilfreich sein, wenn Teilnehmer in einem oder mehreren Räumen dieselbe Frage haben. Es ist ratsam, den Teilnehmern einige Minuten vor Beendigung der Arbeitssitzungen und der Rückkehr in den Hauptraum eine Warnnachricht zu senden. Auf diese Weise können Teilnehmer Beiträge, das Laden von Dateien und die Arbeit am Whiteboard beenden, bevor eine Arbeitsgruppensitzung geschlossen wird.

Verwenden Sie hierzu die Optionen in der Teilnehmerstatusansicht des Teilnehmer-Pods. Der Veranstalter muss dabei nicht anwesend sein. Sie können z. B. eine Frage stellen und die Teilnehmer bitten, mithilfe der Statusoptionen „Zustimmen“ oder „Nicht zustimmen“ zu antworten.

Weitere Informationen finden Sie unter Mit Teilnehmern von Schulungen oder Meetings kommunizieren.

Veranstalter können im Hauptmeetingraum den Status aller Benutzer in einem Arbeitsraum finden.

Veranstalter können in den einzelnen Arbeitsräumen separate Abstimmungen durchführen, indem sie die jeweiligen Räume besuchen und Abstimmungs-Pods öffnen.

Allgemeine Informationen zu Abstimmungen finden Sie unter Abstimmungen unter Teilnehmern.

Teilnehmer können in Arbeitsräumen jederzeit Fragen stellen, und zwar unabhängig davon, ob sich der Veranstalter im Arbeitsraum befindet.

• Einem Veranstalter, der sich im gleichen Arbeitsraum befindet, können Sie über den verwendeten Audiodienst (VoIP oder Telefonie) mündlich eine Frage stellen.
• Über das Chat-Pod-Menü können Sie eine Frage an Veranstalter im gleichen Arbeitsraum eingeben und an die Veranstalter senden. Der Veranstalter kann die Frage im Chat-Pod entweder nur für den einzelnen Teilnehmer oder für alle Teilnehmer beantworten.
• Um allen Veranstaltern im Meeting eine Frage zu stellen, geben Sie die Frage in das Textfeld „Nachricht an Veranstalter senden“ ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Senden“ . Die Frage wird allen Meeting-Veranstaltern zusammen mit dem Namen des Teilnehmers in einem Meldungsfeld angezeigt. Zum Antworten der Frage kann der Veranstalter den Arbeitsraum des Teilnehmers betreten und die Antwort über den Chat-Pod übermitteln.

Wenn der Chat-Pod im Arbeitsraum verfügbar ist, können Sie zum Kommunizieren mit anderen Teilnehmern im Raum die Chat-Funktion verwenden. Sie können jedoch nicht mit Teilnehmern in anderen Arbeitsräumen chatten.

Allgemeine Informationen zur Verwendung des Chat-Pods finden Sie unter Chat in Meetings.

Nur Veranstalter können eine Arbeitsgruppensitzung beenden. Wenn die Arbeitsräume geschlossen werden, werden alle Teilnehmer wieder dem Hauptraum zugewiesen.

Nach dem Beenden einer Arbeitsgruppensitzung können Veranstalter die Materialien eines einzelnen Arbeitsraums im Hauptmeetingraum mit allen Teilnehmern gemeinsam nutzen.

Nach Beendigung einer Arbeitsgruppensitzung in mehreren Räumen können Sie die Teilnehmer bei Bedarf wieder auf die Räume verteilen. Die Konfiguration der Räume und die Zuordnung der Benutzer wird über das gesamte Meeting hinweg aufrechterhalten.

• Um alle Räume zu entfernen, wählen Sie im Menü „Optionen“  in der oberen rechten Ecke die Option Alle Räume entfernen aus. Um Pod-Inhalte zu speichern, wählen Sie Pod-Informationen für den späteren Gebrauch speichern, und geben Sie einen Sitzungsnamen ein. (Über den Menüpunkt Arbeitsgruppen-Pods können Sie auf gespeicherte Pods zugreifen.)
• Um einen einzelnen Arbeitsraum mit allen enthaltenen Pods und Materialien zu entfernen, klicken Sie rechts neben dem Arbeitsraumnamen auf die Schaltfläche „X“ . Die Nummerierung der nachfolgenden Räume wird angepasst, damit keine Lücken entstehen.