Notes, conversations, Q & R et sondages lors d’une réunion Adobe Connect

Lors d’une session virtuelle, les participants collaborent et partagent du contenu. Adobe Connect permet de collaborer de multiples façons, par exemple en prenant des notes, en discutant, en organisant des sessions de questions-réponses, en organisant des sondages, en partageant du contenu, etc.

Vous pouvez partager de nombreux types de fichiers pris en charge, des documents et des présentations. Vous pouvez également partager votre écran de bureau, vos tableaux blancs, vos liens web et vos fichiers. Pour plus d’informations, voir Partage de contenu pendant une réunion.

Les hôtes et présentateurs utilisent le module Notes pour prendre des notes de réunion visibles par tous les participants. Les notes de réunion restent visibles dans le module tout au long de la réunion ou jusqu’à ce qu’un présentateur les modifie ou affiche des notes différentes. L’hôte peut masquer le module Notes ou basculer vers un autre affichage qui ne contient pas le module Notes.

Lorsque vous saisissez un message dans le module Notes d’un mode d’affichage particulier, le même texte apparaît dans les autres affichages qui contiennent le même module. L’option Ajouter de nouvelles notes vous permet de créer une seule instance d’un module Notes qui apparaît dans un seul mode d’affichage.

Les hôtes et les présentateurs peuvent utiliser le module Notes de plusieurs manières :

• Créer une note unique et persistante que tous les participants peuvent voir pendant la réunion.

• Créer plusieurs modules Notes pour afficher différentes notes.

• Partagez le contenu d’un module Notes par courrier électronique ou exportez-le dans un fichier texte.

L’hôte peut créer et afficher plusieurs modules Notes contenant chacun son propre texte. Il est possible d’utiliser différents modules Notes pour des dispositions et des réunions différentes.

Un hôte, un présentateur ou un participant disposant de droits supplémentaires peut modifier le texte d’un module Notes. (Voir Affectation de droits de participation supérieurs.) Toutes les modifications sont immédiatement visibles par les participants.

L’hôte ou le présentateur peut choisir les notes à afficher.

Si vous êtes l’hôte, vous pouvez renommer un module Notes après sa création.

Les hôtes peuvent exporter le contenu d’un module Notes.

Utilisez le module Conversation pour communiquer avec les participants pendant une réunion. Si vous avez une question et ne souhaitez pas perturber le rythme de la réunion, vous pouvez envoyer un message par conversation instantanée à un autre participant à la réunion. Par exemple, lorsque vous rejoignez une réunion, présentez-vous en adressant un message de conversation à tous les participants.

En tant que présentateur, vous pouvez utiliser plusieurs modules Conversation simultanément. Les modules Conversation permettent d’afficher le contenu à tout le monde ou uniquement aux présentateurs (dans la zone réservée aux présentateurs).

Le contenu du module Conversation est persistant et reste dans la salle de réunion jusqu’à ce qu’il soit supprimé. Si vous souhaitez conserver le contenu pour une utilisation ultérieure, envoyez le contenu par courrier électronique.

Utilisez le module Conversation pour rédiger un message de conversation et l’envoyer à un seul participant, à tous les présentateurs de la réunion ou encore à toutes les personnes présentes.

Le module Conversation peut générer une alerte sonore pour prévenir l’utilisateur si deux messages sont séparés de plus de cinq secondes. Cette option est disponible individuellement pour chaque module Conversation et est spécifique à une salle de réunion. Le choix défini pour cette option est conservé pour toutes les sessions de réunion d’une salle de réunion.

Les messages du module Conversation sont persistants et sont disponibles dans les différentes instances de la même salle de réunion. Si le module Conversation d’une réunion doit être vide, l’hôte peut effacer définitivement la totalité des messages adressés aux participants. Les hôtes peuvent également masquer un module Conversation et créer un module. Vous ne pouvez pas récupérer les messages de conversation effacés.

Par défaut, deux participants peuvent converser en privé. En tant qu’hôte ou présentateur, vous pouvez désactiver cette option et empêcher toute conversation privée.

En tant qu’hôte ou présentateur, si vous utilisez l’application de bureau Adobe Connect, les notifications de conversation vous permettent de communiquer avec votre public au cours de votre présentation. La fenêtre de la réunion est alors réduite ou agrandie en plein écran, dissimulant ainsi le module Conversation. Si un participant envoie un message pendant votre présentation, une notification apparaît dans l’angle supérieur droit de l’écran. Le nom de d’expéditeur ainsi que les premiers mots du message apparaissent dans la fenêtre de notification. Les notifications de conversation sont activées par défaut. Toutefois, vous pouvez désactiver l’affichage des notifications lors des présentations.

Les hôtes et les présentateurs peuvent envoyer dans un message électronique l’historique des conversations pour référence ultérieure.

Les utilisateurs qui utilisent JAWS ou un autre outil d’accessibilité peuvent lire les messages dans l’ordre inverse. Il leur suffit de sélectionner Inverser l’ordre des messages. Dans le module Conversation, les messages sont lus du plus récent au plus ancien.

Vous pouvez utiliser un module Q & R pour répondre aux questions posées par les participants. Lorsqu’un présentateur répond à une question, la question et la réponse apparaissent associées dans le module Q & R.

Voici quelques exemples illustrant l’utilité du module Q & R :

• Au cours d’une réunion concernant de nombreux participants, des questions sont ajoutées dans la liste d’attente du module Q & R pendant la présentation. A la fin de la présentation, l’intervenant consulte les messages et peut utiliser un filtre avant de répondre aux questions.

• Le modérateur de la réunion répond aux questions de logistique et transfère les questions techniques à un présentateur ingénieur.

• Le modérateur de réunion peut envoyer certaines réponses uniquement à l’expéditeur. Les réponses présentant un intérêt pour tout le monde sont envoyées à toutes les personnes présentes à la réunion.

Par défaut, les hôtes et les présentateurs voient le module Q & R avec des contrôles supplémentaires, mais vous pouvez afficher rapidement les questions avec réponses comme les participants.

Lorsque vous répondez aux questions, vous pouvez ajouter aux réponses des hyperliens sur lesquels les utilisateurs peuvent cliquer.

Vous pouvez attribuer des questions à des présentateurs ayant des connaissances spécifiques, y compris vous-même, ce qui empêche toute autre personne d’y répondre.

En tant qu’hôte ou présentateur, vous pouvez ajouter un filtre à la liste des questions dans un module Q & R pour afficher certaines questions et en masquer d’autres. Vous pouvez également transférer une question à un présentateur plus compétent sur le sujet.

Vous pouvez supprimer des questions pour nettoyer l’Affichage du présentateur. (Les questions supprimées et les réponses associées restent dans l’Affichage des participants.)

Pour supprimer tout le contenu de l’affichage du présentateur et des participants , procédez comme suit :

Par défaut, le nom des participants s’affiche en regard des questions posées et des réponses fournies. Les hôtes et les présentateurs peuvent masquer ces noms dans la vue des participants.

Dans la vue Présentateur du module Q & R, vous pouvez envoyer un message à certains participants ou groupes. Ce message apparaît dans la vue Participant du module Q & R et n’est visible que pour certains participants ou groupes.

Le message a un format différent qui le distingue des messages Q & R standard qui sont visibles pour tous les participants.

Pour envoyer un message à certains participants ou groupes, sélectionnez Envoyer un message, puis les participants ou groupes auxquels vous envoyez le message.

Les hôtes et les présentateurs peuvent utiliser le module Sondage pour créer des questionnaires ou des sondages destinés aux participants, et en consulter les résultats. Seuls les hôtes et les présentateurs peuvent contrôler la gestion des sondages et leur affichage sur l’écran des participants de la réunion. Les hôtes peuvent également voter.

Les sondages constituent un outil précieux en cours de réunion si vous souhaitez obtenir un retour d’informations instantané sur le contenu présenté. Les sondages peuvent également être utilisés en fin de réunion afin de connaître l’opinion des participants quant à la qualité de la réunion, du contenu et des présentateurs.

En tant qu’hôte ou présentateur, vous pouvez consulter les résultats du sondage. Ces résultats sont actualisés en temps réel, au fur et à mesure que les participants continuent à voter ou à modifier leurs votes.

Par défaut, seuls les hôtes et les présentateurs peuvent voir les résultats du sondage, mais vous pouvez les afficher pour tous les participants en procédant comme suit :

Vous pouvez créer plusieurs sondages et naviguer entre eux rapidement et aisément.

Les hôtes peuvent masquer un sondage pour une occurrence de réunion ou le supprimer complètement. Les sondages que vous créez dans une salle de réunion sont persistants et sont disponibles dans toutes les instances de la réunion. Pour réutiliser un sondage dans une réunion ultérieure, masquez le module et effacez les résultats avant de le réutiliser.

Suivez les étapes ci-dessous pour supprimer un sondage :