Partage de contenu au cours d’une réunion Adobe Connect

Les hôtes, les présentateurs et les participants qui se sont vu accorder les droits appropriés utilisent le module Partage pour afficher du contenu à l’intention des participants.

Lorsque vous partagez du contenu dans le module Partage, les participants voient les mouvements de votre pointeur dans la fenêtre du module Partage. Les participants peuvent voir toutes les actions effectuées dans une fenêtre, une application ou un document partagé. Les formats de fichier pris en charge dans le module Partage sont JPG, PNG, PPT, PPTX, PDF, MP3, MP4 et ZIP.

Contenu que vous pouvez partager :

• Eléments sélectionnés sur votre écran d’ordinateur, une ou plusieurs fenêtres ou applications ou l’ensemble du bureau. Reportez-vous à la section Partage de votre écran.

• Un document, par exemple une présentation, un fichier Adobe PDF, JPEG ou d’un autre format. Reportez-vous à la section Partage d’un document ou d’un fichier PDF.

• Un tableau blanc avec différents outils d’écriture et de dessin. Vous pouvez partager un tableau blanc autonome ou une superposition de tableau blanc s’affichant sur un autre contenu partagé. Voir la section Partage d’un tableau blanc.

Les participants peuvent afficher tous les documents partagés dans le module Partage, mais ils ne peuvent pas les télécharger. Pour permettre aux participants de télécharger des documents, un hôte ou présentateur doit les partager à l’aide du module Partage de fichiers.

Actuellement, les participants qui rejoignent une réunion à l’aide du client HTML peuvent voir votre écran, vos fenêtres ou vos applications ouvertes que vous partagez dans le module Partage. Ils peuvent également afficher les tableaux blancs partagés et tous les fichiers pris en charge dans le module Partage. Connect prend également en charge les affichages natifs de PDF, PPT, MP3, MP4, Presenter, Captivate et tableau blanc dans le client HTML. Dans les vidéos MP3 et MP4, les hôtes peuvent masquer la barre de lecture des participants HTML. En raison de la politique de lecture automatique introduite dans tous les navigateurs, les participants HTML doivent autoriser la lecture des fichiers vidéo et audio partagés.

L’application Adobe Connect autonome remplace l’ancien add-in. Elle est compatible avec Adobe Connect 9 et les versions ultérieures. Si vous ne disposez pas de l’application ou add-in Adobe Connect requis, Adobe Connect vous invite à la/le télécharger et à l’installer. Vous pouvez installer la dernière application Adobe Connect (et autres mises à jour) depuis la page des téléchargements et mises à jour. 

Les commandes du module Partage permettent aux hôtes et aux présentateurs de partager du contenu de diverses façons. Vous pouvez agrandir le module pour agrandir son contenu.

Lorsque vous partagez du contenu dans le module Partage, les participants voient les mouvements de votre pointeur dans la fenêtre du module Partage. Les participants peuvent voir toutes les actions effectuées dans une fenêtre, une application ou un document partagé. Les formats de fichier pris en charge dans le module Partage sont JPG, PNG, PPT, PPTX, PDF, MP3, MP4 et ZIP.

Dans le coin supérieur droit du module Partage, cliquez sur les options de menu , sélectionnez Partager et choisissez Mon écran, Document ou Tableau blanc. Vous pouvez également partager des éléments partagés récemment.

Grâce à l’option Mon écran, les hôtes et les présentateurs peuvent choisir de partager la totalité de leur bureau, les applications ouvertes ou tout ou partie des fenêtres ouvertes.

Grâce à l’option Document, les hôtes et les présentateurs peuvent partager des tableaux blancs, des fichiers téléchargés au préalable, du contenu de la bibliothèque de contenu, ainsi que du contenu partagé avec eux.

Vous pouvez agrandir le module pour agrandir son contenu ou pour un partage en mode plein écran. Pour afficher le module Partage en plein écran, cliquez sur Plein écran dans le coin supérieur droit du module. Cliquez de nouveau sur ce bouton pour revenir au mode d’affichage normal.

Pour empêcher les participants de basculer le module Partage en plein écran ou de modifier la vue, masquez la barre de titre. Pour masquer la barre de titre d’un module Partage, les hôtes et les présentateurs peuvent cliquer sur les options de menu   et sélectionner Masquer. 

Si vous choisissez d’afficher les modifications apportées au module du présentateur à tous les participants, le présentateur contrôle la taille du module des participants. Par exemple, si le présentateur définit le module Partage en mode Plein écran, le module remplit également l’écran des participants.

Lorsque du contenu est affiché dans le module Partage, vous pouvez utiliser un pointeur pour attirer l’attention de l’utilisateur sur des zones spécifiques.

Connect affiche uniquement du contenu hybride Captivate et Presenter aux utilisateurs de clients HTML. En tant qu’hôte de la réunion, si vous chargez un nouveau contenu non hybride Captivate et Présenter, Connect affiche un message d’avertissement indiquant que le contenu ne sera pas affiché pour les utilisateurs HTML. Si vous partagez à nouveau des PPT précédemment téléchargés, Connect vous invite à exécuter le processus de conversion pour rendre le contenu visible aux participants HTML et Flash. Si vous partagez à nouveau du contenu existant non hybride Presenter et Captivate, un message d’avertissement vous informe que le contenu ne sera pas visible pour les participants HTML.

Les nouveaux contenus Presenter et Captivate sont pris en charge pour les versions Presenter 11 et Captivate 9 et versions ultérieures. En tant qu’hôte, si vous chargez des versions de contenu non prises en charge, Connect affiche un message d’erreur. Si vous partagez à nouveau du contenu existant dans des versions non prises en charge, Connect affiche un message d’avertissement.

En tant qu’hôte ou présentateur d’une réunion, vous pouvez partager des fenêtres, des applications ou l’ensemble de votre bureau. L’administrateur de compte peut limiter les applications et les processus que vous pouvez partager. En tant que participant à une réunion, si vous souhaitez partager votre écran, un hôte doit vous en donner l’autorisation ou vous promouvoir en présentateur ou en hôte. Les utilisateurs qui ont une configuration à deux moniteurs peuvent choisir l’écran à partager lorsqu’ils cliquent sur l’option Partager mon écran. Il n’est toutefois possible de partager qu’un écran à la fois.

Lorsque vous partagez un élément de votre écran, tous les participants à la réunion peuvent voir toutes les actions que vous y effectuez. Les participants suivent la progression de votre curseur à mesure que vous le déplacez sur l’écran. Lors du démarrage du partage d’écran, les hôtes et les présentateurs peuvent déterminer que leurs paramètres s’appliquent aux participants. Le module Partage peut être ouvert en mode plein écran pour tous les participants afin d’améliorer le confort.

La ou les zones que vous partagez doivent être affichées sur votre bureau pour apparaître dans le module Partage des autres participants. Les fenêtres qui se chevauchent sur le bureau prennent la forme d’une trame bleue dans le module Partage. Si vous partagez une application et affichez son curseur, vous pouvez activer l’option Afficher le curseur de l’application dans l’onglet Partage d’écran de la boîte de dialogue Préférences.

Les hôtes et les présentateurs qui partagent leur écran peuvent partager, collaborer et effectuer certaines actions en cours de réunion directement à partir d’une palette mini-panneau affichée uniquement pour l’utilisateur qui partage l’écran. Vous pouvez utiliser un nouvel ensemble d’outils dans une palette repensée pour passer d’un côté à l’autre de l’écran.

Une icône Adobe Connect s’affiche dans la barre d’état système (Windows) lorsque vous partagez votre écran. Cliquez sur cette icône pour afficher un menu dans lequel vous pouvez accéder aux options disponibles, par exemple suspendre le partage et annoter, choisir la fenêtre à partager, et arrêter le partage.

Les participants et présentateurs qui partagent leur écran peuvent partager, collaborer et effectuer des actions en cours des réunions directement depuis un mini panneau qui s’ouvre en mode compact. Le mini-panneau s’affiche uniquement pour l’utilisateur qui partage l’écran.

Le présentateur peut effectuer plusieurs actions depuis le mini-panneau et accéder à certains modules, comme le module Conversation ou Participants. Si un module n’est pas disponible dans la salle de réunion, son icône dans le mini-panneau est désactivée. Le présentateur peut également voir les notifications en cours de réunion dans la palette.

Vous pouvez effectuer les actions suivantes depuis la palette, en fonction de vos droits d’accès :

• Basculez en salle de réunion classique en cliquant sur Passer à la salle de réunion dans le coin supérieur droit du mini-panneau.

• Démarrez et arrêtez le partage d’écran et prévisualisez le partage de votre écran.

• Mettez en pause et annotez l’écran partagé.

• Contrôlez les options de la caméra, de l’intervenant et du micro dans la salle de réunion. Affichez les flux de webcam disponibles dans la salle de réunion dans la disposition Grille ou Pellicule et basculez le flux principal.

• Ouvrez et utilisez le module Participants.

• Ouvrez et utilisez le module Conversation.

• Affichez et agissez sur les notifications en cours de réunion.

Vous pouvez désactiver le mini-panneau dans les préférences de réunion. Dans les préférences de réunion, sélectionnez Partage d’écran, puis désélectionnez Activer le mini-panneau pour le partage d’écran. Cette option est activée par défaut.

En mode partage d’écran, vous pouvez transférer le contrôle d’une fenêtre, d’une application ou d’un bureau partagé à un autre hôte ou un autre présentateur.

Les hôtes et les présentateurs peuvent demander le contrôle de l’écran. Ils peuvent prendre le contrôle après avoir reçu les autorisations nécessaires.

Si un autre présentateur partage son écran avec vous, vous pouvez redimensionner l’affichage pour que le module Partage affiche l’intégralité de cette image. Vous pouvez également effectuer un zoom avant afin d’obtenir une image plus nette.

En tant qu’hôte ou présentateur, vous pouvez partager les documents transférés dans la bibliothèque de contenu ou partager directement ceux de votre ordinateur. Le partage de documents depuis la bibliothèque de contenu présente les avantages suivants par rapport au partage de votre écran :

• Meilleure qualité de l’affichage pour les participants.

• Bande passante nécessaire moins importante pour les présentateurs et les participants.

• Options de navigation plus nombreuses avec l’encadré Adobe Presenter.

• Préchargement et organisation des documents dans la salle de réunion.

• Présentation simplifiée lors de l’intervention de plusieurs présentateurs.

Si vous désactivez le partage, modifiez le contenu d’un module Partage ou fermez ce module, le document demeure dans la salle de réunion. Il peut être de nouveau affiché. Pour modifier un document partagé, modifiez son fichier source, puis chargez-le à nouveau dans la réunion.

Dans la bibliothèque de contenu, les fichiers PDF sont stockés en l’état. Lorsqu’ils sont partagés dans une salle de réunion, les fichiers PDF sont convertis en fichiers SWF pour activer les fonctionnalités de navigation synchronisée et de tableau blanc.

Les hôtes et présentateurs peuvent télécharger des fichiers PDF depuis le module Partage. Les participants peuvent télécharger des fichiers PDF si les hôtes et les présentateurs cliquent sur le bouton Sync. afin de désactiver la synchronisation de l’affichage.

Les portefeuilles PDF et les fichiers PDF qui sont protégés par mot de passe ne peuvent pas être convertis en fichiers SWF, ce qui empêche leur partage dans Adobe Connect. Par ailleurs, certaines fonctionnalités de PDF ne sont pas prises en charge lors du partage des fichiers PDF dans Adobe Connect. Dans certains cas, les objets du PDF sont soit supprimés, soit remplacés par un aperçu.

Les objets suivants sont supprimés dans Adobe Connect :

• Texte de commentaire (seule l’icône de note est affichée)

• Pièces jointes

• Signets

• Clips audio (seule l’icône du bouton de lecture est affichée)

Les objets suivants sont remplacés par un simple aperçu d’image (une image représentant l’objet) dans Adobe Connect:

• Formulaires

• Objets 3D

• Objets multimédia (fichiers audio, vidéo et SWF)

Par défaut, les participants ne peuvent pas télécharger de fichiers PDF à partir du module Partage de fichiers. Cette fonction est uniquement activée par l’hôte ou les présentateurs.

En tant qu’hôte ou présentateur, vous pouvez également imprimer des fichiers PDF qui ont été transférés dans la bibliothèque de contenu.

En tant qu’hôte ou présentateur, vous pouvez partager les types de fichiers pris en charge à partir de la bibliothèque de contenu ou de votre ordinateur. La bibliothèque des contenus est disponible dans Adobe Connect Central. Au cours d’une réunion, vous pouvez partager du contenu GIF depuis la bibliothèque de contenu. Toutefois, le format GIF n’est pas pris en charge lorsque vous partagez le contenu en naviguant dans votre système de fichiers local à l’aide de la boîte de dialogue de sélection de fichiers.

Par défaut, Adobe Connect synchronise l’affichage des documents de sorte que les participants puissent voir la même image que le présentateur. L’hôte ou le présentateur peut utiliser le bouton Sync. pour désactiver la synchronisation. Cette fonctionnalité permet aux participants de parcourir les présentations ou les documents PDF à leur propre rythme.

Pour les hôtes ou les présentateurs qui partagent une présentation dans le module Partage, des commandes spéciales permettent de parcourir et d’afficher la présentation. L’affichage d’une présentation présente les zones suivantes :

Présentation

Partie principale de la fenêtre dans laquelle s’affichent les diapositives.

Zone latérale de la présentation

Zone située dans la partie droite de la fenêtre du navigateur dans laquelle figurent le nom de la présentation ainsi que les onglets Plan, Notes et Recherche. Si la zone latérale n’est pas visible, cliquez sur Afficher la barre latérale dans le coin inférieur gauche de la présentation.

Barre de contrôle de la présentation

Cette barre située au bas de la présentation permet de contrôler la lecture, le contenu audio, les pièces jointes et la taille d’écran de la présentation. La barre n’est visible que pour les hôtes, sauf lorsqu’un hôte choisit de l’afficher pour les participants. (Pour afficher toutes les options de la barre d’outils de présentation, chargez le fichier de présentation dans la bibliothèque de contenu à partir d’Adobe Presenter. Si vous chargez le fichier PowerPoint PPT ou PPTX directement dans le module Partage à partir de votre ordinateur, les options de la barre d’outils de présentation ne seront pas toutes visibles. Désélectionnez Synchroniser la navigation avec les participants  dans le coin supérieur droit de la présentation. 

La plupart des présentations comportent un onglet Plan dans la zone latérale. Ce volet Plan indique le titre et la durée de chaque diapositive. Vous pouvez l’utiliser pour afficher des informations et pour déplacer une diapositive donnée dans la présentation. La diapositive en cours apparaît en surbrillance avec une couleur vive, dont vous pouvez modifier le thème. Vous pouvez choisir entre afficher le plan en surbrillance à tous les participants ou uniquement aux hôtes et aux présentateurs.

Un onglet Miniature peut apparaître dans la zone latérale des présentations. Cet onglet Miniature affiche une petite image de chaque diapositive, son titre et sa durée. La diapositive en cours apparaît en surbrillance avec une couleur vive, dont vous pouvez modifier le thème. Vous pouvez utiliser l’onglet Miniature pour afficher rapidement le contenu de chaque diapositive et pour en sélectionner une dans la présentation.

Lorsque vous créez une présentation dans PowerPoint, vous pouvez entrer des commentaires pour chaque diapositive. Si de tels commentaires existent, vous pouvez les afficher dans la présentation. Les commentaires apparaissent à droite de la fenêtre de la présentation. La taille de l’onglet Commentaires ne peut pas être modifiée.

La barre d’outils située au bas de la présentation permet de contrôler l’aspect et la lecture de la présentation. (Pour afficher toutes les options de barre d’outils de la présentation, chargez le fichier de présentation dans la bibliothèque de contenus d’Adobe Presenter. Si vous chargez le fichier PowerPoint PPT ou PPTX directement dans le module Partage à partir de votre ordinateur, les options de la barre d’outils de présentation ne seront pas toutes visibles. Désélectionnez l'option Synchroniser la navigation avec les participants  dans le coin supérieur droit de la présentation.

Un hôte ou un présentateur (ou un participant disposant des droits nécessaires) peut utiliser un tableau blanc pour travailler de manière collaborative à la création de texte, de dessins et d’autres annotations pendant une réunion.

Les hôtes et présentateurs peuvent autoriser tous les participants à dessiner sur le tableau blanc en leur conférant des droits de dessin par l’une des trois méthodes possibles.

• Pour fournir des droits de dessin à un participant, sélectionnez son nom dans la liste des participants et, dans le menu contextuel, sélectionnez l’option Dessin. Désélectionnez cette option pour retirer ces droits.
  

• Pour autoriser tous les participants à dessiner dans un tableau blanc spécifique, sélectionnez l’option Autoriser les participants à dessiner dans le menu contextuel du module. Désélectionnez cette option pour retirer ces droits à tous les participants au tableau blanc.

• Depuis la boîte de dialogue Préférences, disponible en cours de réunion, vous pouvez accorder des droits de dessin universels à tous les participants de tous les modules. Cette préférence est enregistrée pour chaque session utilisant cette salle de réunion.

Un tableau blanc permet aux hôtes et aux présentateurs de saisir du texte, de tracer des formes, d’insérer certains symboles et de faire des dessins à main levée en temps réel pendant une réunion. En fournissant des droits de dessin à certains ou à tous les participants, les hôtes de réunion peuvent faciliter une meilleure collaboration. Les utilisateurs peuvent effectuer un zoom avant ou un panoramique sur le tableau blanc afin d’optimiser son utilisation.

Vous pouvez utiliser un tableau blanc de deux manières différentes dans un module Partage :

• Un tableau blanc autonome permet aux présentateurs de créer du contenu sur un fond blanc.

• Une superposition de tableau blanc permet aux présentateurs de créer du contenu sur un document existant du module Partage, en l’annotant ou en y dessinant. Vous pouvez placer un tableau blanc sur les présentations, ainsi que sur les documents JPG, et PDF.

  Si vous désactivez le partage, modifiez le contenu d’un module Partage ou fermez ce module, le tableau blanc demeure dans la salle de réunion. Il peut être de nouveau affiché.

Un tableau blanc autonome contient plusieurs pages que vous pouvez consulter au cours d’une présentation.

Les outils disponibles pour créer du texte et des dessins sur le tableau blanc sont affichés ci-dessous.

Pour enregistrer localement le contenu du tableau blanc, vous pouvez imprimer un tableau blanc ou exporter le contenu dans un fichier local.

• Dans le coin supérieur droit du module Partage, cliquez sur les options de menu , puis sélectionnez Imprimer.
  
• our envoyer un instantané au format PNG par courrier électronique, cliquez sur les options de menu , sélectionnez Exporter un instantané > Envoyer un instantané
  et saisissez une adresse électronique.
• Remarque : dans les préférences de réunion ou de tableau blanc, vous pouvez donner le droit aux participants à la réunion d’exporter un instantané au format PNG du tableau blanc. Dans les préférences de réunion, dans les paramètres du module Partage, cochez la case Autoriser les participants à exporter.
• Pour envoyer un instantané au format PNG par courrier électronique, cliquez sur les options de menu , sélectionnez Exporter un instantané > Envoyer un instantané et saisissez une adresse électronique.

Les hôtes et les présentateurs peuvent transférer des fichiers pour les partager avec des participants à la réunion depuis leur ordinateur ou depuis la bibliothèque des contenus. A moins qu’un hôte ne modifie leur état, les participants ne peuvent pas transférer de fichiers. Les participants qui souhaitent transférer des fichiers peuvent demander à l’hôte de modifier leur rôle ou de leur attribuer des droits supplémentaires pour le module Partage de fichiers.

Les participants à la réunion peuvent télécharger les fichiers du module Partage de fichiers vers leurs ordinateurs.

Pour accélérer le téléchargement de plusieurs fichiers, les participants à une réunion peuvent télécharger tous les fichiers simultanément depuis le module Partage de fichiers au lieu de les télécharger les uns après les autres.

Si vous utilisez le client HTML, choisissez Tout télécharger après avoir cliqué sur l’icône Menu. Les fichiers partagés sont téléchargés sous forme de fichier ZIP.

Cette opération change uniquement l’étiquette qui apparaît dans le module Partage de fichiers ; elle ne modifie pas le nom réel du fichier.

Pendant une réunion, l’hôte ou le présentateur peut demander aux participants de visiter des sites Web. Pour faire en sorte que le navigateur des participants ouvre l’URL désignée, vous pouvez utiliser le module Liens Web. Les participants qui souhaitent ajouter des liens demandent à l’hôte de modifier leur rôle.